Pojazdy służbowe wykorzystuje się w wielu branżach. Powszechnie używane są w firmach transportowych zajmujących się przewozem towarów i osób. Coraz częściej są także rodzajem benefitów dla pracowników, którzy dzięki nim mogą łatwiej dotrzeć do klienta lub przemieszczać się między placówkami firmy. Takie auto nadal pozostaje jednak własnością przedsiębiorstwa, dlatego z pewnością niejeden właściciel chciałby zachować kontrolę i wgląd w to, jak używane są tego rodzaju aktywa. Odpowiedni lokalizator GPS w samochodzie pozwala zbierać wszystkie niezbędne informacje o flocie pojazdów. Należy jednak zdawać sobie sprawę z tego, kiedy może być zamontowany.
Czy pracownik musi wiedzieć o lokalizatorze GPS w samochodzie?
Jeżeli chcą Państwo zadbać o bezpieczeństwo swojej floty pojazdów służbowych, jednak mają wątpliwości dotyczące aspektów prawnych, to postaramy się przybliżyć wszystkie niezbędne kwestie. Uprzedzając jednak wszelkie szersze wyjaśnienia – tak, pracownik powinien zostać poinformowany o tym, że otrzymany od firmy samochód został wyposażony w lokalizator GPS. Wynika to z przepisów ujętych w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady UE o ochronie danych osobowych, powszechnie znanych jako RODO. W myśl tych zapisów są Państwo zobligowani do przedstawienia zarówno sposobu, jak i celu przetwarzania zbieranych informacji dotyczących osoby kierującej pojazdem.
Zamontowany lokalizator GPS do samochodu umożliwia określenie danych geolokalizacyjnych, które są częścią zbioru danych osobowych
pracownika, jako że stanowią jeden z podstawowych sposobów identyfikacji. Zatem jako właściciele firmowych flot pojazdów służbowych, powinni Państwo otrzymać potwierdzenie, że informacja o przetwarzaniu danych została przekazana w sposób jasny i przejrzysty lub uzyskać bezpośrednią zgodę na montaż systemu umożliwiającego określenie lokalizacji na podstawie położenia pojazdu. Oczywiście dojście do porozumienia między pracodawcą a pracownikiem może być podstawowym warunkiem przekazania kontroli nad autem należącym do firmy.
Obowiązek informacyjny a montaż lokalizatora GPS w samochodzie służbowym
Uzyskanie potwierdzenia, że zatrudniona osoba zapoznała się z przepisami RODO to nieodłączna część procesu rekrutacji oraz wdrażania nowych systemów w przedsiębiorstwie. Dokładnie te same zasady dotyczą planów związanych z instalacją systemów wysyłających dane lokalizacyjne. Osoba odpowiedzialna za pojazd firmowy musi zostać poinformowana o montażu monitoringu najpóźniej dwa tygodnie przed wprowadzeniem tego rozwiązania w życie. Lokalizator do samochodu powinien przesyłać wyłącznie dane, o których pozyskiwaniu wie pracownik. Pojazdy wyposażone w system GPS muszą również posiadać widoczne oznaczenie o obecności urządzeń namierzających.
Zgoda pracownika na monitoring GPS pojazdu
Inną respektowaną przez prawo formą uzyskania potwierdzenia na przetwarzanie danych osobowych jest wyrażenie przez pracownika zgody na przekazywanie niezbędnych informacji do serwerów przedsiębiorstwa. Forma ta nieznacznie różni się od potwierdzenia o zapoznaniu się z przepisami RODO, jednak ostatecznie sprowadza się do tych samych formalności i procedur. Jedyna zmiana polega na umieszczeniu przez pracodawcę odpowiednich klauzul na wcześniejszym etapie wdrażania w funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Lokalizator GPS do samochodu to praktyczne rozwiązanie, które dla wielu osób stanowi niewielką cenę, którą trzeba ponieść za możliwość korzystania z nowoczesnych pojazdów oferowanych przez firmę.
Monitorowanie samochodów służbowych i zasady zbierania danych
Warto pamiętać, że regulacje związane z pobieraniem informacji dotyczących położenia pojazdu oraz wszelkich bieżących danych technicznych, zawarte są także w kodeksie pracy. Aby działać zgodnie z prawem, należy posiadać konkretne uzasadnienie dla prowadzenia monitoringu. Za świetny przykład mogą posłużyć firmy transportowe i przewozowe, które powinny prowadzić kontrolę czasu pracy swoich kierowców oraz tego, w jaki sposób użytkują pojazdy. Lokalizator GPS do samochodu wyposażony w oferowane przez nas systemy to także niezawodne rozwiązanie umożliwiające późniejsze rozliczanie kosztów przejazdu w delegacjach.
Jeżeli posiadają Państwo powód do zbierania danych lokalizacyjnych firmowych pojazdów, to warto skorzystać ze sprawdzonego wyposażenia, dzięki któremu kontrola nad flotą pojazdów staje się łatwiejsza. Montaż lokalizatora GPS w samochodzie wymaga niewielu formalności, a przynosi ogromne korzyści w wielu branżach. Zachęcamy do zapoznania się z systemami od monitorowanie24.pl.